Антонио Зрилиќ: Залихи - дијаграмот на причини и последици

Процесот на истражување на причината за проблемите е во основа ист без оглед на индустријата во која работите. Најдобро е да соберете тим од луѓе што имаат вистински вештини, знаење и искуства за заеднички да ги идентификувате сите причини поради кои проблемите можеле да се појават

Автор: Антонио Зрилиќ, основач на „Логико“ 

Во неколку претходни статии пишував за начините за решавање на мртвите залихи. Меѓутоа, истовремено со акцијата за решавање на постојните мртви  многу е важно да се „спречи крвавењето“. Тоа значи да се отстранат причините и да се дознае зошто се појавиле некурентни залихи, за да се спречи нивно повторно натрупување во иднина.

Една од најефикасните методи за пронаоѓање на причините за различни проблеми и начини за нивно решавање е т.н. Ишикава дијаграм. Тој може да се најде и под други имиња: дијаграм за причини и последици (The Cause and Effect diagram) или дијаграм на рибина коска (Fishbone diagram). Д-р Каору Ишикава, ценет експерт за квалитет, го дал името на оваа едноставна, но ефикасна алатка за решавање на проблемите. Ако сакате да го откриете коренот на причините на проблемите и сакате на структурен начин да го водите тимот низ процесот на решавање на проблемите, тогаш дијаграмот на причини и последици е за вас. 

Како да го користите дијаграмот на рибина коска?

Процесот на истражување на причината на проблемите е во основа ист без оглед на индустријата во која работите и без оглед на проблемот за кој се работи. Најдобро е да соберете тим од луѓе што имаат вистински вештини, знаење и искуства за проблемот за заеднички да ги идентификувате сите причини поради кои проблемите можеле да се појават. Во случајот со проблемот на вишок (или пак дефицит) на залихи најдобри соговорници се сите оние што на кој било начин биле поврзани со залихите: набавка - кој ги набавува, складиште каде што се складираат, продажбата и опремата која ги продажба и ги испорачува до купувачите, но и финансиите - кои евидентираат и го финансираат товарот на залихи.

Како да се изеде слонот?

Ако списокот со членови на вашиот идеален тим е предолг, можеби проблемот е премногу сложен за да се реши одеднаш. Размислите за делење на проблемите во повеќе делови. Некогаш кога се обидуваме да ги идентифицираме причините за појава на вишок и се појавуваат и проблеми кои се повеќе или помалку генерички (тие посредно имаат врска со проблемите со залихите, но исто така и со другите проблеми во организацијата). Така, на пример, честопати се појавуваат причини како што се слабата комуникација, лошо или никакво планирање и сл. Ова е добро како „аператив“ за почеток на вистинскиот дијалог, но потребен е добар модератор за да не се оди премногу широко... И во ред, кога ја собравте својата репрезентација, сега треба да се усогласите околу тоа кој е всушност проблемот.

Завршивте со деталниот дијаграм на рибина коска и ги прашавте сите трипати или пет пати зошто за секоја причина. Што понатаму? Вложите време и пари за вистинското решение.

Време е за колачи!

Да го земеме примерот со печење колачи. Проблемот може да гласи: Колачите понекогаш се препечени, а понекогаш непечени и мора да ги фрлиме. Можеби е доволно детално, но веројатно би било добро да се оди уште подетално и да се постават прашањата што, каде, кога и колку за подобро да го разбереме проблемот.

Подобрена верзија на приказ на проблемот може да гласи 4% од тркалезните чоколадни колачи се препечени, а 0,5% се сурови и мора да се фрлат. Во овој случај може би било подобро да го послушаме добриот стар Парето (и неговото истоимено правило) за да се насочиме на поголемиот проблем, а проблемот со суровите колачи ќе го решите некој друг ден (или во најдобар случај ќе се реши сам од себе).

Кај проблемот со вишокот залихи потребно е да анализираме кои залихи се преголеми, а кои се можеби премали (да и тоа е проблем). Залихите треба да се категоризираат на А, Б, В категории и тогаш да видиме дали има нелогичност. Таков е примерот каде што 50% од артиклите имаат само 5% промет, или кога 20% од артиклите чинат 80% од прометот. Во овие случаи се насочуваме на тие големи нелогичности.

Што и да се помести, измерете го!

Ако не може да го измерите вашиот проблем, размислите за собирање податоци пред да продолжите понатаму. Не заборавајте, целта ви е што е можно почесто да носите одлуки врз основа на факти, а што помалку врз основа на чувства и на тој начин да го утврдите коренот на проблемите.

Пишување по ѕидот

Нацртајте го дијаграмот рибина коска на flip chart или на голема плоча, на која има доволно простор. Најпрактично е да го напишете на хартија бидејќи може да се замота и да се претстави и на следниот состанок (слика 1). 

Рибата се чисти од главата

Проблемот е напишан на „главата“ на рибата, а четири или пет главни причини за проблемот доаѓаат на задната коска. Обично како помош причините може да се поделат на т.н. 5М:

1. Man (човек) – причина за проблемите може да бидат луѓето – сите што се вклучени во процесот (вработени, менаџмент, партнери);
2. Machine (машина) – причина за проблем може да биде и технологијата (машините) или нивното (не)правилно користење;
3. Material (материјал) – причините може да се кријат и во специфичностите на суровините, деловите, приборите итн. кои се користат за одвивање на процесите;
4. Method (методи и процеси) – дали е проблем во тоа како се одвива процесот и кои се посебните барања (политика, процедури, правила, прописи и закони);
5. Measure (мерење) – каков е квалитетот на податоците генерирани од процесите, а кои се користат за процена на квалитетот;

Ципура или пастрмка?

Не постои вистински начин да го направите тоа – тоа што навистина ви треба се пет коски. Направете рибина коска така што на неа ќе го напишете проблемот и добар апетит! Сега му останува на вашиот тим да дојде до што повеќе причини зошто се појавил проблемот.

Проблеми, проблеми!

Задачата на тимот е секој индивидуално да ги напише причините на мали самолепливи ливчиња хартија – еден проблем на едно ливче, 10 минути. Тогаш како тим, причините ставете ги под секој наслов за главната причина, градејќи детална слика зошто тој проблем се случува.

Ако вашиот тим е релативно млад или новоформиран, размислите за користење т.н. разбивачи на мразот или т.н. брејнсторминг идеи.

Ох зошто, зошто, зошто...

Сетете се дека луѓето се природни решавачи на проблемот и може да потрошат години и години на креативно работење за да решат некој рутински проблем. Кога тимот ќе падне во креативна блокада. помогнете му да дојде до коренот на проблемот прашувајќи повеќе пати зошто. Користете го методот на три или пет зошто додека да дојдете до вистинскиот корен на секој проблем.

Добар апетит

Завршивте со деталниот дијаграм на рибина коска и ги прашавте сите трипати или пет пати зошто за секоја причина. Што понатаму? Веројатно постојат неколку причини кои се најверојатни, па сега е време да преземете некаква акција. Можеби е потребно понатамошно следење и собирање податоци за да се воспостави поцврста врска меѓу коренот на причината за проблемот и последиците. Или мора да се потпрете на здравиот разум и „доброто претчувство“ за тоа каде да почнете. Како и да е, ќе имате појасна слика за проблемите и која е причината и ќе вложите време и пари за вистинското решение. Добар апетит!