Мартин Максимовски: Пат кон зголемена ефикасност на вработените

Автор: Мартин Максимовски, Менаџер за деловен развој, „Мајкрософт" - Македонија

Ефикасноста на вработените зависи од многу параметри како работната средина, големината на тимот во кој се работи, типот на работни задачи, уделот на теренски активности и друго. Воведувањето на мобилност во работењето или можност за работа надвор од канцеларијата на фирмата, може да претставува пресврт во начинот на работење. Можноста еден работник своите задачи да ги заврши надвор од канцеларијата и воедно извештаите за сработеното да ги поднесе додека е сè уште на терен е, можеби, еден од најважните аспекти на деловното работење. Постојат повеќе аспекти на мобилност на работниците кои можеме да ги разделиме во неколку категории:

Деловна комуникација ˗ пристап до мејл, IM комуникација, интерна-социјална мрежа, гласовна и видеокомуникација;

• Пристап до деловни документи ˗ документи на тимот, записи и белешки од состаноци;
• Можност за поднесување и за прегледување деловни извештаи;
• Пристап до податоци за клиентите ˗ извештаи, контакт информации, финансиска картичка;
• Колаборација со преостанатиот тим ˗ споделување документи, конференциски повици, социјални мрежи.

За сите овие категории „Мајкрософт" нуди решенија и продукти што спаѓаат во три основни столбови на мобилното работење:

• Мобилна канцеларија – Microsoft Office (Office 365);
• Алатки за деловна продуктивност – Microsoft Dynamics NAV, CRM, CRM OnLine;
• Инфраструктурни системи – Microsoft Server, SQL Server, Microsoft Azure

Иако овие три столбови меѓусебно се тесно поврзани, овој текст примарно ќе се фокусира на сегментот за мобилна канцеларија од перспектива на Microsoft Office 365.

Иако го дели името со популарниот пакет за канцелариска работа MS Office, Microsoft Office 365 во основа е производ кој во себе содржи многу дополнителни компоненти или поточно сервиси во облак кои го олеснуваат или овозможуваат работењето. Покрај класичниот канцелариски пакет во Office 365 се вклучени и алатки за комуникација, колаборација, споделување содржини, чување податоци во облак како и заедничко работење преку интернет.

Комуникација меѓу вработените во моментот кога е потребна

Денес, мобилниот телефон е незаменлива алатка без која не се може. Сепак, во одредени случаи е потребно да се воспостави врска помеѓу повеќе соговорници и на неа да се сподели видеозапис од соговорниците или да се прикажат презентациски слајдови. Office 365 ова го овозможува преку MS Outlook, со вклучено сандаче за пораки со капацитет од 50 гигабајти.Групната комуникација е овозможена од Skype for Business. Оваа алатка го користи веќе познатиот интерфејс  на Skype, но во заднината се активни сервиси за комуникација на бизнис-ниво. Алатката овозможува комуникација меѓу повеќе соговорници, почнувајќи од наједноставна текст-комуникација, па сè до аудио и видеоврска со споделување презентации.

Колаборација и заедничко работење

Заедничкото работење во тим или подготовката на документација од повеќе вработени најчесто се прави етапно, со тоа што документот се предава од вработен на вработен за доработка и за внесување податоци. Ваквиот пристап создава тешкотии ако треба некој од тимот да се наврати и да направи промени. Office 365 овозможува повеќе членови на тимот одеднаш да работат и да внесуваат промени во еден ист документ. Системот автоматски обележува кој корисник пристапува кон одреден пасус од текст или ќелија од табела, на тој начин значително се скратува времето потребно за креирање на документите.

Чување податоци во облак

Централизирано чување на документите и нивна заштита од несакано бришење или уништување Office 365 ги овозможува преку алатките SharePointи OneDrive кои се интегрирани во системот. Користејќи го облакот на Microsoftкако медиум за зачувување на податоците и на документите, се овозможува тие да бидат секогаш достапни за оние лица кои имаат право да им пристапат. Воедно, од секој документ се чуваат повеќе претходни верзии кои може да бидат вратени назад доколку за тоа постои потреба.

Добро познатите канцелариски алатки сè уште се тука

Иако Office 365 доаѓа од MS Office кој е вклучен во пакетот, тој нуди повеќе. Секој корисник, покрај можноста да ги користи канцелариските алатки преку интернет, може да ги инсталира и на уреди што секојдневно ги користи. Ова е дозволено за максимум 5 уреди како компјутер, таблет, телефон и слично, со тоа што апликациите работат на платформите Windows, Android и iOS.

Office 365 - персонална мобилност на вработените