Стојан Јорданов: Aнализа на податоци и трошоци

Доколку ги пресметаме финансиските ефекти пред да ги донесете вашите одлуки и тоа го направите со примена на контролинг-техники, ќе бидеме пред вашите конкуренти.

Автор: Стојан Јорданов, овластен ревизор и управител на „Ценсум"

Во претходните два текста ги претставивме основните начела за воспоставување на контролинг-систем и за постапката на контролинг-планирање. Во овој трет текст на оваа тема, ќе се осврнеме на споредбата на планираното со оствареното и анализата на податоците.

Планот е направен во форма која, како што споменавме во претходниот текст, треба да е лесно препознатлива за понатамошна употреба, односно за планираното да се споредува со оствареното. Поаѓајќи од планот, информатичкиот систем на компанијата бележи податоци за трошоци и приходи, количински и вредносни податоци за трошок на материјали, резерви и продажба на готов производ и/или промет на трговска стока. Услужните дејности ќе следат показатели што се носечки во нивната област. Веќе нагласивме дека е потребно да се разграничат дејностите во рамките на една компанија, односно да се создаде евиденција по организациски единици, сектори и погони.

Податоците што се остваруваат во тековниот период вообичаено се нарекуваат остварено (real), а сеспоредуваат со планираното (budget или forecast). Честа е дебатата меѓу претприемачите за важноста на вредносните и количинските остварувања, или дали финансиските податоци се поважни од количинските. Постојат многу аргументи на двете страни, но важно е да се согледа позиционирањето на компанијата на определен пазар. Она што треба да се нагласи е дека раководството треба да има информации како за количинските, така и за финансиските движења.

Да почнеме со производството. Компанија што врши производство ќе евидентира количински и вредносни податоци за трошок на суровини и материјали за производство на готов производ. Понатаму, ќе води евиденција на остварените работни часови на работниците во производство и работна сила за тековно одржување на машините, како и други трошоци, на пример: потрошена енергија за работење на машините (електрична енергија, нафта итн.), потрошени помошни материјали итн. Трошокот за амортизација на машините е калкулативен трошок во финансискиот резултат и доколку немало други влијанија, износот  кој е веќе определен во планот ќе биде ист.

Податоците за остварените количини и трошоци се споредуваат со планираните. Отстапувањата или разликите што се јавуваат при споредбата се нарекуваат варијанси. Постојат повеќе видови варијанси, но најчесто се анализираат следниве:

• количински;
• вредносни;
• ценовен/количински микс.

Количински варијанси. Во производството се споредува нормативот (планираната количина) со потрошената количина суровини. Доколку отстапувањето е значајно, потребно е да се истражат причините. Доколку се утврди дека е трошокот оправдан, можеби треба да се коригира нормативот кој е претходно поставен. Доколку, пак, не е оправдан, треба да се утврди одговорност за добиената варијанса. Има случаи и кога нормативите биле поставени повисоко, па по остварените негативни варијации (реал-оствареното е помало од планот) треба да се намалат нормативите. Варијансите ќе се анализираат по единица производ, ќе се утврдат причините, кои фактори влијаеле врз нив, дали планските големини се соодветни и секако, одговорноста и идните мерки или контролните механизми што треба да се воведат.

Вредносни варијанси. Планирањето е континуиран процес, периодите за кои се планира се среднорочни од 3 до 5 години и краткорочни годишни, квартални, месечни, неделни и дневни. Во наведените периоди, особено во подолгите, се случуваат ценовни осцилации. Ценовните промени создаваат вредносни варијанси. Сведоци сме, на пример, на големи осцилации на цената на нафтата на светските пазари. Кога тоа се ефектуира и на домашниот пазар, а дотолку повеќе што нафтата има значаен удел во трошоците на производство, реалните трошоци ќе покажат поголеми варијанси во однос на планските трошоци. Значи, на светските пазари, понудата и побарувачката ќе извршат влијание врз цените на суровините и материјалите, а се намалуваат локалните влијанија за кои говоревме во делот – опкружување на компанијата. Ова го потенцирам од аспект на објективноста и долгорочноста во планирањето. Вредносните варијанси првично се согледуваат по единица производ. Понатаму, се утврдуваат вкупните влијанија на финансискиот резултат. Бидејќи е помалку веројатно дека компаниите ќе можат да ги контролираат глобалните процеси, односно цените на влезниот материјал, овие варијанси треба да влијаат врз продажните цени, односно соодветно да се коригираат.

Периодите на планирање што ги набројавме погоре, како и планските големини (цени и количини), не се непроменливи. Од раководството се бара да ги преоценат износите за да се добијат пореални вкупни податоци. Ова е потребно од причина што раководството носи деловни одлуки врз база на предвидениот годишен резултат. Тие деловни одлуки се: обезбедување кредити од банки или друг начин на финансирање на стопанската дејност, инвестирање во основните средства, политика на продажни цени, маркетиншки активности, ангажирање кадар, воведување нов производ итн. Така, поради грешката во планираниот обем на производство и продажба, остварената добивка мора да се сведе на минимум. Во следниот пример ќе покажеме колку грешката може да се мултиплицира и да ја искриви сликата на можниот годишен резултат. На пример, планот се носи на годишно ниво, а во претходниот квартал се утврдени вредносни варијанси од 3% (зголемување на цената на суровината за 6%, а суровината влегува во цената на чинење со 50%), за кои е оценето дека ќе имаат влијание и во наредните девет месеци. Зголемувањето на цената на суровината ќе ја намали добивката и на годишно ниво за тој износ од -3%, но проблем е дека секој месец се врзуваат поголеми парични средства за тој износ. За девет месеци, тоа значи врзување на парични средства во износ од 3% * 9 месеци = 27% од вредноста на месечната набавка (со претпоставка дека суровината е со рок на плаќање од еден месец). Значи, би требало да ги процениме планските износи за да можеме соодветно да ги планираме и потребните парични средства за финансирање на производството. Доколку не го сториме тоа, ќе се доведат во прашање можностите за финансирање на идните деловни одлуки.

Математиката на годишните планирани резултати е следна: за изминатиот период се кумулираат реалните остварувања, а на тој износ се додаваат коригираните планирани месечни износи до крајот на годината.

Во другите трошоци на производство, значајно внимание треба да се обрне на работната сила. Таа е клучна алка во квантитетот и квалитетот на производството. Но, постојат многу ризици, трошокот може да биде непостојан, да има зголемено влијание од опкружувањето. Во калкулациите вообичаено тоа е директен трошок, фиксен по единица производ и при поголем обем се зголемува бројот на остварените часови, прекувремено работење итн.

Трошоците за продажба, кои се состојат од работна сила и трошоци за присутност на пазарот, често се во рамките на планираното. Но, економска логика е да се стимулираат вработените во продажба за да се оствари поголем обем на продажба. Без ажурни податоци во оваа област, нема да бидете во можност да дејствувате според економски законитости.

Трошоците за управа, финансии и администрација вообичаено се без можност за значајни промени. Важно е континуирано да се следат, за да не се излезе надвор од планираните големини.

Маркетиншките трошоци, во зависност од дејноста, директно се одразуваат врз прометот во овој и во идните периоди. Доколку се предвидени значајни износи, потребна е контрола на извршувањето договорени активности, во нивниот обем и квалитет, како и цена.

Ценовен/количински микс. Големината на оваа варијанса е суштинска за готови производи, трговска стока или услуги. Сте планирале, произвеле и понудиле на пазарот производи по планска цена и во количина што вие мислите дека ќе ја продадете. Купувачите обично мислат помалку или повеќе различно од вас. Количините продадени производи ќе бидат други, во планскиот период ќе менувате производни планови за да задоволите побарувачка на определени производи, додека други може да собираат прав во магацините. Продажната цена може да се промени поради влијанието на опкружувањето. Може вие да одлучите да направите корекција на продажните цени, нагоре или надолу.

Сето наброено е дел од реалниот свет и ние секој ден се справуваме со тоа. Доколку ги пресметаме финансиските ефекти пред да ги донесеме нашите одлуки и тоа го направиме со примена на контролинг-техники, ќе бидеме пред нашите конкуренти. За оние другите, кои за жал не го направиле тоа, обично велиме дека изгореле во желбата да заработат или да опстојат на пазарот.